Kundenanfrage in der Zertifizierungsstelle
- Grundsätzliche Prüfung, ob die angefragte Dienstleistung durch die DIQ Zert GmbH realisiert werden kann.
- Schon Erfassung aller Organisations-Informationen in einem Auftragslaufzettel.
1.
Unverbindliches und kostenloses Informationsgespräch
- Klärung ggf. noch offener Fragen
- Erfassung aller Organisations-Informationen in einem Auftragslaufzettel
- Machbarkeitsprüfung durchführen
- gemeinsame Festlegung der nächsten Schritte
- den Auditaufwand festlegen und ein Angebot erstellen
- Angebot an die Organisation schicken
2.
Auftrag
- Die Organisation akzeptiert das Angebot und schickt die Auftragserteilung (Bestandteil des Angebotes) oder sie hat noch Fragen zum Angebot.
- Mit der Organisation wird ein Vertrag (zur Zertifizierung oder Verifizierung) geschlossen dem die AGB beigefügt werden.
- In diesem Vertrag werden alle für das Zertifizierungsverfahren (Verifizierungsverfahren) wichtigen Inhalte festgeschrieben.
- Auf Wunsch der Organisation kann ein Voraudit durchgeführt werden, um Schwachstellen der Dokumentation oder der Implementierung des QM-Systems aufzuzeigen und noch vor dem Zertifizierungsaudit zu beseitigen.
3.
Stufe-1-Audit (nur bei Zertifizierung)
- Das Erstzertifizierungs-Audit eines QM-Systems muss in zwei Stufen durchgeführt werden.
- Im Stufe-1-Audit erfolgt die Prüfung der Dokumentation und die Feststellung der Zertifizierungsfähigkeit der Organisation vor Ort (Bereitschaftsprüfung).
- Wenn sich im Rahmen des Stufe-1-Audit herausstellt, dass die Zertifizierungsfähigkeit nicht gegeben ist, muss die Zertifizierung verweigert werden.
- Falls das Stufe-1-Audit ohne Feststellung von Abweichungen erfolgt, bzw. nach Behebung eventuell festgestellter Abweichungen, wird das Stufe-2-Audit geplant und durchgeführt.
4.
Stufe-2-Audit
- Der Termin und der Ablauf des Stufe-2-Audits werden in einem Auditplan festgelegt.
- Das Stufe-2-Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch und endet mit einem Abschlussgespräch.
- Im Stufe-2-Audit erfolgt in der Organisation die stichprobenweise Überprüfung und Bewertung der Einführung, Anwendung und Wirksamkeit des gesamten QM-Systems auf Basis der vereinbarten Norm.
- Werden beim Audit Abweichungen zu den Normforderungen festgestellt, kann keine positive Zertifizierungsentscheidung getroffen werden.
- Die Dauer für die Abstellung der Abweichungen richtet sich nach der Schwere der Abweichungen, beträgt jedoch maximal 2 Monate.
- Vom der Organisation sind, unter Einhaltung der festgelegten Frist, Korrekturmaßnahmen, unter Berücksichtigung einer Ursachenanalyse, vorzunehmen, die in geeigneter Weise vom Auditor nachvollzogen und freigegeben werden.
5.
Zertifikatserteilung
- Nach ordnungsgemäßer Beseitigung sämtlicher Abweichungen und der Freigabe durch den Auditor, wird von der Zertifizierungsstelle die Zertifizierungsentscheidung (Verifizierungsentscheidung) getroffen und das Zertifikat (die Bestätigungsurkunde) wird erteilt.
- Das Zertifikat (die Bestätigungsurkunde) hat eine Gültigkeit von 3 Jahren.
- Für das Ende der Gültigkeit ist der Zeitpunkt der Zertifizierungsentscheidung (Verifizierungsentscheidung) maßgebend.
6.
Überwachungsaudit (nur bei Zertifizierung)
- Innerhalb der Gültigkeit des Zertifikates (3 Jahre) werden mindestens einmal jährlich Überwachungsaudits durchgeführt.
- Das 1. Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung darf nicht mehr als 12 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung durchgeführt werden (-3/+0 Monate).
- Das 2. Überwachungsaudit muss 24 Monate (-1/+2 Monate) nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung durchgeführt werden.
- Bei den Überwachungsaudits festgestellte Abweichungen müssen in der gleichen Weise von der Organisation abgestellt werden, wie beim Zertifizierungsaudit.
7.
Wiederholungsaudit (Re-Zertifizierung bzw. Re-Verifizierung)
- Das Re-Zertifizierungsaudit (Re-Verifizierungsaudit) muss bis zu dem im Zertifikat (der Bestätigungsurkunde) genannten Gültigkeitsdatum abgeschlossen sein.
- Inklusive der Abstellung und Freigabe festgestellter Abweichungen sowie der Autorisierung des Auditberichtes durch die Zertifizierungsstelle.
- Es wird sodann ein neues Zertifikat (eine Bestätigungsurkunde) mit einer Gültigkeitsdauer von 3 Jahren ausgestellt.
8.
Missbrauch, Aussetzung und Entzug von Zertifikaten
- Wenn die Organisation das Zertifikat (die Bestätigungsurkunde) und/oder das Zertifizierungslogo missbräuchlich verwendet, kann das Recht der Nutzung mit sofortiger Wirkung ausgesetzt werden.
- Sollten die Überwachungsaudits im Ergebnis die Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht zulassen, oder die Überwachungsaudits nicht durchgeführt werden, oder Abweichungen die Leistungsfähigkeit des Managementsystems wesentlich beeinträchtigen, ist die Zertifizierung gefährdet.
- Das Zertifikat kann von der Zertifizierungsstelle ausgesetzt, oder u. U. sogar entzogen werden.
- Wenn die Ursachen, die zur Aussetzung des Zertifikates geführt haben, in einem von der Zertifizierungsstelle vorgegebenen Zeitraum nicht gelöst werden, muss das Zertifikat zurückgezogen oder der Geltungsbereich eingeschränkt werden.
9.
Zertifizierung gefährdet
- Das Zertifikat kann von der Zertifizierungsstelle ausgesetzt, oder u. U. sogar entzogen werden.
- Wenn die Ursachen, die zur Aussetzung des Zertifikates geführt haben, in einem von der Zertifizierungsstelle vorgegebenen Zeitraum nicht gelöst werden, muss das Zertifikat zurückgezogen oder der Geltungsbereich eingeschränkt werden.
10.
Wiederherstellung der Zertifizierung
- Unter der Voraussetzung, dass die ausstehenden Re-Zertifizierungstätigkeiten abgeschlossen worden sind, kann die Zertifizierungsstelle innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Zertifizierung die Zertifizierung wiederherstellen.
- Andernfalls ist mindestens ein Audit Stufe 2 durchzuführen.
- Das Gültigkeitsdatum des Zertifikates muss dem Tag der Re-Zertifizierungsentscheidung oder einem späteren entsprechen und das Ablaufdatum muss auf dem vorrangegangenen Zertifizierungszyklus basieren.
11.
Änderung des Geltungsbereich
- Eine Änderung des Geltungsbereiches von Zertifikaten erfolgt, wenn die am Zertifikat angeführten Tätigkeiten, Produkte und/oder der Standorte nicht mehr vorliegen oder sich geändert haben, bzw. die Organisation eine Einschränkung oder Änderung des Geltungsbereiches des Zertifikates wünscht.
- Die Zertifizierungsstelle schränkt den Geltungsbereich der Zertifizierung ein, um diejenigen Teile auszuschließen, die die Anforderungen nicht erfüllen, wenn die Organisation es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung zu erfüllen.
- Die Einschränkung erfolgt in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm.
- In diesem Fall erhält die Organisation ein geändertes Zertifikat (mit eingeschränktem Geltungsbereich) und wird aufgefordert, das bisherige Zertifikat an die Zertifizierungsstelle zurückzusenden, bzw. unwiederbringlich und nachweislich zu vernichten.
- Die Organisation wird zudem informiert, dass sie nur noch mit dem aktuellen Geltungsbereich des Zertifikates werben darf.
- Wünscht die Organisation eine Erweiterung des Geltungsbereiches seines Zertifikates, so muss sie diese formal beantragen.
- Nach Prüfung des Antrages wird die Organisation über die einzureichenden Unterlagen informiert.
- Nach Bewertung der eingegangenen Unterlagen wird entschieden, ob und welche Maßnahmen im Rahmen einer erforderlichen möglichen zusätzlichen Auditierung für die Erweiterung des Geltungsbereiches festgelegt werden können.
12.