Das Zertifi­zierungs­verfahren

Vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Re-Zertifi­zierung nach Ablauf der Gültigkeit des Zertikats für das QM-System – so funktioniert das Verfahren mit der DIQ Zert GmbH.

Ablauf des Zertifi­zierungs­verfahrens

Kunden­anfrage

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Unverbind­liches und kostenloses Informations­gespräch

  • Klärung offener Fragen
  • Gemeinsame Festlegung der nächsten Schritte
  • Übergabe von Informationen des Kunden an die Zertifizierungs­stelle, um Auditaufwand festlegen und Angebot erstellen zu können
  • Angebot an Kunden

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Auftrag

Akzeptiert der Kunde das Angebot, erfolgt die Auftrags­erteilung zur Zertifizierung des QM-Systems des Unternehmens.

Mit dem Kunden wird ein Zertifizierungsvertrag geschlossen dem die AGB beigefügt werden. In diesem Vertrag werden alle für das Zertifizierungsverfahren wichtigen Inhalte festgeschrieben.

Auf Wunsch des Kunden kann ein Voraudit durchgeführt werden, um Schwachstellen der Dokumentation oder der Implementierung des QM-Systems aufzuzeigen und noch vor dem Zertifizierungs­audit zu beseitigen.

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Audit Stufe 1

Das Erstzertifizierungs-Audit eines Managementsystems muss in zwei Stufen
durchgeführt werden.

Im Stufe 1 Audit erfolgt die Prüfung der Dokumentation und die Feststellung der Zertifizierungsfähigkeit des Unternehmens vor Ort.

Wenn sich im Rahmen des Audit Stufe 1 herausstellt, dass die Zertifizierungsfähigkeit nicht gegeben ist, muss die Zertifizierung verweigert werden.

Falls das Audit Stufe 1 ohne Feststellung von Mängeln erfolgte, bzw. nach Verifizierung der Korrekturmaßnahmen eventuell festgestellter Mängel, wird das Audit Stufe 2 geplant und durchgeführt.

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Audit Stufe 2

Im Audit Stufe 2 erfolgt die stichprobenweise Überprüfung und Bewertung der Einführung, Anwendung und Wirksamkeit des gesamten Management­systems auf Basis der vereinbarten Norm im Unternehmen.

Werden beim Audit Abweichungen zu den Normforderungen festgestellt, kann keine positive Zertifizierungs­entscheidung getroffen werden. Vom Unter­nehmen sind Korrektur­maßnahmen vorzunehmen, die in geeigneter Weise vom Auditor verifiziert werden.

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Zertifi­kats­erteilung

Nach Beseitigung sämtlicher Abweichungen und der Verifizierung der Korrekturmaßnahmen durch den Auditor, wird die Zertifizierungsentscheidung getroffen  und das Zertifikat wird erteilt.

Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren. Für das Ende der Gültigkeit ist der Zeitpunkt der Zertifizierungsentscheidung maßgebend.

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Überwachungs­audit

Innerhalb der Gültigkeit des Zertifikates (3 Jahre) werden mindestens einmal jährlich Überwachungs­audits durchgeführt. Sind jährliche Überwachungs­audits vereinbart, ist nach drei Jahren ein vollständiges Audit (Wiederholungsaudit) erforderlich.

Das 1. Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung darf nicht mehr als 12 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung (Stufe 2) durchgeführt werden. Die Karenzzeit für das Überwachungsaudit beträgt, bezogen auf den Tag der Zertifizierungsentscheidung,  -3/+0 Monate.

Das 2. Überwachungsaudit muss 24 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung durchgeführt werden, wobei hier eine Karenzzeit von -1/+2 Monaten festgelegt ist.

Bei den Überwachungsaudits festgestellte Abweichungen müssen in der gleichen Weise vom Kunden abgestellt werden, wie beim Zertifizierungsaudit. Die Fristen für die Abstellung richten sich nach der Schwere der Abweichungen.

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Wiederholungs­audit (Re-Zertifi­zierung)

Das Re-Zertifizierungsaudit muss bis zu dem im Zertifikat genannten Gültigkeitsdatum abgeschlossen sein, inklusive der Abstellung und Verifizierung festgestellter Abweichungen sowie der Autorisierung des Auditberichtes durch den Zertifizierungsbeauftragten. Es wird sodann ein neues Zertifikat mit einer Gültigkeitsdauer von 3 Jahren ausgestellt.

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Missbrauch, Aussetzung und Entzug von Zertifikaten

Wenn der Kunde das Zertifikat und/oder das Zertifizierungslogo missbräuchlich verwendet, kann das Recht der Nutzung mit sofortiger Wirkung ausgesetzt werden.

Sollten die Überwachungsaudits im Ergebnis die Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht zu vertreten sind oder nicht durchgeführt werden, oder Abweichungen die Leistungsfähigkeit des Managementsystems wesentlich beeinträchtigen, ist die Zertifizierung in Gefahr. Das Zertifikat kann von der Zertifizierungsstelle ausgesetzt, u. U. sogar entzogen werden.

Wenn die Ursachen, die zur Aussetzung des Zertifikates geführt haben, in einem von der Zertifizierungs­stelle vorgegebenen Zeitraum nicht gelöst werden, muss das Zertifikat zurückgezogen oder der Geltungs­bereich eingeschränkt werden.

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Wiederherstellung der Zertifizierung

Unter der Voraussetzung, dass die ausstehenden Re-Zertifizierungstätigkeiten abgeschlossen worden sind, kann die Zertifizierungsstelle innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Zertifizierung die Zertifizierung wiederherstellen; andernfalls ist mindestens ein Audit Stufe 2 durchzuführen.

Das Gültigkeitsdatum des Zertifikates muss dem Tag der Re-Zertifizierungsentscheidung oder einem späteren entsprechen und das Ablaufdatum muss auf dem vorrangegangenen Zertifizierungszyklus basieren.

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Änderung des Geltungsbereiches

Eine Änderung des Geltungsbereiches von Zertifikaten erfolgt, wenn die am Zertifikat angeführten Tätigkeiten, Produkte und/oder Standorte nicht mehr vorliegen oder sich geändert haben, bzw. der Kunde eine Einschränkung oder Änderung des Geltungsbereiches des Zertifikates wünscht.

Die Zertifizierungsstelle schränkt den Geltungsbereich der Zertifizierung ein, um diejenigen Teile auszuschließen, die die Anforderungen nicht erfüllen, wenn der zertifizierte Kunde es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung zu erfüllen. Die Einschränkung erfolgt in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm.

In diesem Fall erhält der Kunde ein geändertes Zertifikat (mit eingeschränktem Geltungsbereich) und wird aufgefordert, das bisherige Zertifikat an die Zertifizierungsstelle zurückzusenden, bzw. unwiederbringlich und nachweislich  zu vernichten. Der Kunde wird zudem informiert, dass er nur noch mit dem aktuellen Geltungsbereich des Zertifikates werben darf.

Wünscht der Kunde eine Erweiterung des Geltungsbereiches seines Zertifikates, so muss er diese formal beantragen. Nach Prüfung des Antrages wird der Kunde über die einzureichenden Unterlagen informiert.

Nach Bewertung der eingegangenen Unterlagen, wird entschieden, ob und welche Maßnahmen im Rahmen einer erforderlichen zusätzlichen Auditierung für die Erweiterung des Geltungsbereiches festgelegt werden können.